Oude situatie
In 2008 werd mij gevraagd mee te denken om het aantal documenten en formulieren te gaan analyseren en waar nodig te reduceren tot een beperkt aantal formulieren. Een en ander in het verlengde van de invoering van het nieuwe invordering systeem.
De Belastingdienst had voor 2008 voor ieder Belastingmiddel een serie documenten. Een enorme hoeveelheid aan brieven en formulieren. Bijvoorbeeld: Voor het doorgeven of wijzigen van een rekeningnummer had je per middel 1 formulier. Dat moest anders.
Stap 1 Procesanalyse
Het onderzoek vond plaats in het team Forms & Docs (een kleinschalig team bestaande uit 2 redactrices, 2 deskundigen op het gebied van Belastingwetgeving, 1 Project lead, 1 business analist en ondergetekende als ontwerper. Daarnaast veel uitvragen doen en onderzoeken met gebruikers Belastingdienst breed. Testmomenten over de verschillende systemen heen.
Persoonlijk heb ik meegewerkt aan het verbeteren c.q. vereenvoudigen van het proces van ‘formulieren en documenten ontvangen stroom’. Dit is de stroom die alle formulieren en documenten binnenkomen gescand worden en de systemen in gaan.
Stap 2
Informatie ontwerp
Huidig proces in kaart gebracht en gekeken waar het kon worden verbeterd. Functionele specificaties ontwerp met Word en Visio.
Stap 3
Grafisch ontwerp
De formulieren zijn ontworpen in Adobe LiveCycle. Word, XML en uiteindelijk worden de documenten gegeneerd met DOC1.
Stap 4
Technisch ontwerp
Het technisch ontwerp van de formulieren wordt verwerkt in Adobe LiveCycle of DOC1 en output gekoppeld naar verschillende systemen.
Stap 5
Testen, evalueren en bijstellen
Het testen door ons team gebeurde Belastingdienst breed over de gehele keten heen, inclusief een eindconferentie.
Alle software, koppelvlakken en systemen werden getest volgens dit scenario.
Stap 6
Oplevering
De conventie werd afgesloten met een statusrapport en decharge van het project. Alles geheel binnen ons budget.
Stap 7
Nazorg en opleiding
Ieder proces werd gedocumenteerd in het programma Harvest. Een mooi systeem volledig versie gestuurd.
Dit was een versie van Harvest uit 2009 maar inmiddels is ook deze Java gestuurde applicatie doorontwikkeld.
Mooi pakket om documentatie vast te leggen.
Resultaat
1. Van 12 formulieren naar 1 uniform formulier
Formulier voor wijziging rekeningnummer: van diverse formulieren naar 1 uniform formulier voor wijzigen rekeningnummers. Dit was voor ieder Belastingmiddel 1 formulier. Totaal 12 formulieren.
Het formulier is geïmplementeerd. Het is ingevoerd in het domein voor de verschillende ondernemerstypen.
Van de ca. 300 brieven en documenten hebben we dit teruggebracht tot ca. 138. Uiteindelijk hebben we een resultaat behaald van 95% oplevering van die 105 brieven centraal en 33 lokaal.
2. Minimalisering van het aantal brieven en documenten
Minimalisering van het aantal centrale en lokale brieven en documenten. Betere en duidelijkere redactie, uniformering data aanbrengen in deze documenten. Koppelen verschillende systemen. Hiervoor hebben we een testsysteem ontwikkeld om testdata in te voeren en zo brieven en documenten te testen. Met een team van communicatiedeskundigen, fiscalisten, ontwikkelaars samengewerkt. We hadden een score van 95% oplevering binnen ons gestelde budget. Die 5% die we niet konden behalen had zijn oorzaak bij externe organisaties.
3. Schematisch overzicht van het retourproces
Retourproces eenduidig gemaakt, documenten waren voorzien van een scan masker. De data uit de scan werden omgezet in een XML bestand met behulp van verschillende XSD bestanden en XSLT stylesheets. Dit XML bestand werd later gekoppeld aan het nieuwe invorderingssysteem. Het retourproces heeft geresulteerd in een generiek XML bericht wat data toevoegt in de verschillende systemen.
Ook zo’n mooi proces van formulieren hebben?
Breng je proces naar een hoger niveau