Ombouwen Word formulieren naar InfoPath
Opdracht: ombouwen 36 Word formulieren voor afdeling HR ombouwen naar InfoPath om te gebruiken in een SharePoint applicatie.
36 Word documenten in Nederlands en Engels printen en vervolgens handmatig moesten worden ingevuld, geprint, gescand en met de interne post worden verzonden, daarna moesten de documenten handmatig worden ingevoerd met PeopleSoft en gearchiveerd. Een zeer arbeidsintensief gebruik.
Stap 1 Procesanalyse
Het onderzoek is gedaan door een aantal procesanalisten, functioneel analisten en arbeidsdeskundigen. Functioneel ontwerp gemaakt met Visio. Gebruikersonderzoek bij diverse medewerkers van de verschillende HR afdelingen binnen ING en toen ook nog NN.
Stap 2
Informatie ontwerp
De informatie analisten van ING gingen aan de slag en samen met gebruikers kwam een voorstel tot stand om as-is te ontwikkelen. Gedurende het proces zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd zoals een betere beveiliging, ophalen van gegevens uit PeopleSoft en de Active Directory om de formulieren te kunnen autoriseren en te beveiligen tegen oneigenlijk gebruik.
Stap 3
Grafisch ontwerp
Het grafisch ontwerp van de formulieren werd gedaan op basis van de toenmalige huisstijl van ING en 1:1 vertaald vanaf de stijl van de Word formulieren.
Stap 4
Technisch ontwerp
Uiteindelijk werd een technisch ontwerpdocument tezamen met een prototype van een 1 formulier met meerdere niveau’s van goedkeuring.
Gekozen werd voor Microsoft InfoPath en SharePoint 2007 alsmede een stukje Javascript voor redirecting naar een extranet.
Als laatste werd er nog een stukje beveiliging ingebouwd met behulp van het SharePoint permissies systeem.
Voor de 2 x 18 formulieren heb ik een eenvoudige portal gebouwd die dan een InfoPath formulier opent. De medewerker kan deze invullen. Slimmigheid in deze is dat de formulieren op basis van permissies zijn gebouwd.
Daarnaast approval workflows gebouwd met SharePoint designer tot 3 niveaus van leidinggevenden. Output was uiteindelijk 1 samenvattend overzicht waarvan de data werd gekoppeld met PeopleSoft.
Stap 5
Testen, evalueren en bijstellen
Het testen van de formulieren werd gedaan met gebruikers van de HR afdelingen van ING in Amsterdam, Rotterdam en Arnhem en medewerkers van NN (omdat NN toen nog onderdeel uitmaakte van het ING concern.
Voor het testen hebben we een testscenario gemaakt op basis van de verschillende situaties in het formulier. Voor regressietesten hebben we gebruik gemaakt van het programma Dataload. Een Excelbestand waar je met Macro’s een scenario definieert.
Stap 6
Oplevering
Na de start in februari 2011 zijn er 3 tussentijdse oplossingen geweest om goed te kunnen testen. Een soort van Agile Scrum werken. Voor die tijd uniek. Uiteindelijk kregen we décharge op 15 juli 2011.
Stap 7
Nazorg en opleiding
Een natuurlijk een uitgewerkt technisch ontwerp en een productie handboek voor de gebruikers. Opleiding on the desk en een goede nazorg.
Resultaat
Microsoft InfoPath / SharePoint oplossing met totaal 18 formulieren Nederlands en Engels.
Het project DIMUS bij ING is zeer succesvol is gebleken. Zeer positieve reacties gekregen van gebruikers, leidinggevenden en zelfs directieleden.
In 2013 heeft dit project nog een vervolg gekregen. Het nieuwe systeem uit 2011 moest worden geüpdatet naar SharePoint 2010 inclusief het kunnen toevoegen van attachments in SharePoint. Prima gelukt dankzij een workaround die ik zelf gebouwd heb omdat technisch beheer niet ingericht kon worden in SharePoint backend.
