In 2011 werd ik gevraagd om met mijn InfoPath expertise formulieren te bouwen in een SharePoint platform.

Ombouwen Word formulieren naar InfoPath

Opdracht: ombouwen 36 Word formulieren voor afdeling HR ombouwen naar InfoPath om te gebruiken in een SharePoint applicatie.

36 Word documenten in Nederlands en Engels printen en vervolgens handmatig moesten worden ingevuld, geprint, gescand en met de interne post worden verzonden, daarna moesten de documenten handmatig worden ingevoerd met PeopleSoft en gearchiveerd. Een zeer arbeidsintensief gebruik.

Stap 1 Procesanalyse

Het onderzoek is gedaan door een aantal procesanalisten, functioneel analisten en arbeidsdeskundigen. Functioneel ontwerp gemaakt met Visio. Gebruikersonderzoek bij diverse medewerkers van de verschillende HR afdelingen binnen ING en toen ook nog NN.

Stap 2
Informatie ontwerp

De informatie analisten van ING gingen aan de slag en samen met gebruikers kwam een voorstel tot stand om as-is te ontwikkelen. Gedurende het proces zijn een aantal verbeteringen doorgevoerd zoals een betere beveiliging, ophalen van gegevens uit PeopleSoft en de Active Directory om de formulieren te kunnen autoriseren en te beveiligen tegen oneigenlijk gebruik.

Stap 3
Grafisch ontwerp

Het grafisch ontwerp van de formulieren werd gedaan op basis van de toenmalige huisstijl van ING en 1:1 vertaald vanaf de stijl van de Word formulieren.

Stap 4

Technisch ontwerp

Uiteindelijk werd een technisch ontwerpdocument tezamen met een prototype van een 1 formulier met meerdere niveau’s van goedkeuring.

Gekozen werd voor Microsoft InfoPath en SharePoint 2007 alsmede een stukje Javascript voor redirecting naar een extranet.

Als laatste werd er nog een stukje beveiliging ingebouwd met behulp van het SharePoint permissies systeem.

Voor de 2 x 18 formulieren heb ik een eenvoudige portal gebouwd die dan een InfoPath formulier opent. De medewerker kan deze invullen. Slimmigheid in deze is dat de formulieren op basis van permissies zijn gebouwd.

Daarnaast approval workflows gebouwd met SharePoint designer tot 3 niveaus van leidinggevenden. Output was uiteindelijk 1 samenvattend overzicht waarvan de data werd gekoppeld met PeopleSoft.

Stap 5

Testen, evalueren en bijstellen

Het testen van de formulieren werd gedaan met gebruikers van de HR afdelingen van ING in Amsterdam, Rotterdam en Arnhem en medewerkers van NN (omdat NN toen nog onderdeel uitmaakte van het ING concern.

Voor het testen hebben we een testscenario gemaakt op basis van de verschillende situaties in het formulier. Voor regressietesten hebben we gebruik gemaakt van het programma Dataload. Een Excelbestand waar je met Macro’s een scenario definieert.

Stap 6
Oplevering

Na de start in februari 2011 zijn er 3 tussentijdse oplossingen geweest om goed te kunnen testen. Een soort van Agile Scrum werken. Voor die tijd uniek. Uiteindelijk kregen we décharge op 15 juli 2011.

Stap 7
Nazorg en opleiding

Een natuurlijk een uitgewerkt technisch ontwerp en een productie handboek voor de gebruikers. Opleiding on the desk en een goede nazorg.

Voortgang project
Webdesigner 100%

Resultaat

Microsoft InfoPath / SharePoint oplossing met totaal 18 formulieren Nederlands en Engels.

Het project DIMUS bij ING is zeer succesvol is gebleken. Zeer positieve reacties gekregen van gebruikers, leidinggevenden en zelfs directieleden.

In 2013 heeft dit project nog een vervolg gekregen. Het nieuwe systeem uit 2011 moest worden geüpdatet naar SharePoint 2010 inclusief het kunnen toevoegen van attachments in SharePoint. Prima gelukt dankzij een workaround die ik zelf gebouwd heb omdat technisch beheer niet ingericht kon worden in SharePoint backend.

5/5

Ook zo'n mooi formulier hebben?

Laten we een afspraak maken

Formulieren zijn een efficient vormgegeven hulpmiddel bepalend voor het goed functioneren van de organisatie. Een bedrijf of organisatie kan niet zonder goed opgestelde formulieren. Daarnaast is het ook belangrijk dat:

  • De gebruiker het formulier zonder moeite kan invullen, bij wijze van spreken zonder na te denken.
  • De achterliggende processen moeten naadloos aansluiten bij het proces zodat de wachttijd voor de klant tot een minimum wordt beperkt.

Een huisstijl voor een bedrijf is net zo belangrijk als een goed lopend proces. Sterker nog: Het versterkt het proces en bespaart u veel tijd en geld.

Formulieren zijn een belangrijk communicatiemiddel voor uw bedrijf. Een goed vormgegeven formulierenstroom is mede bepalend voor het functioneren van uw organisatie. Want u wilt toch niet dat uw klantvragen in het niets verdwijnen.
Processtroom zoals het niet moet.

Vertel uw verhaal, waarmee kan ik u helpen?

Print Friendly, PDF & Email
Skip to content