Een toegankelijke pdf maken hoeft niet zo ingewikkeld te zijn

Een pdf document maken is voor mij de gewoonste zaak

Het is de output van ieder brondocument. Of het nu een Word, Excel, PowerPoint of Adobe InDesign document is. Om maar niet te spreken over het aloude Quark Xpress. Daar ben ik in de jaren 90 van de vorige eeuw mee gestart. Ook hier was de output een pdf en veelal in gedrukte vorm. Om een document goed te laten afdrukken had je daar programma’s voor om het document te certificeren zoals Enfocus Pitstop. Later kwam Adobe Acrobat Pro met een integratie van dit mooie programma om een pdf document te certificeren. Daarnaast controleer je of het document toegankelijk is in de toegankelijkheidscontrole app in Adobe Acrobat Pro. Daarnaast is de gratis tool PAC 3 accessibility checker – het Zwitserse mes voor het testen van toegankelijke pdf’s (alleen voor Windows) aanbevolen, naast de toegankelijkheids-controle app in Adobe Acrobat Pro. Maar gewoon gezond verstand en een handmatige nacontrole zijn van groot belang.

Metadata als start van het document

Hoe begin je? De basis van een toegankelijk document begint bij de eigenschappen van het document. Of je nu werkt met Word, Excel, PowerPoint of Adobe InDesign, de eigenschappen of metadata van een document zijn essentieel om in screenreaders goed weer te kunnen geven.

Structuur en leesbaarheid

Net als bij een formulier moet een document structuur hebben. Een vaste leesvolgorde om de online leesbaarheid via een screenreader te kunnen volgen. Een goede navigatie met bladwijzers, semantische koppenstructuur en geschreven in een duidelijke en heldere taal (bij voorkeur minimaal B1-niveau).

Voorbeelden van een formulier hoe het niet moet:

Een heel slecht toegankelijk formulier

Een getest formulier met de PAC 3 tool van een formulier die ik met Adobe Acrobat / Adobe Livecycle designer zelf gemaakt heb.

PAC test rapport bestaand formulier - in basis al goed - voor verbetering vatbaar
PAC test rapport bestaand formulier - in basis al goed - voor verbetering vatbaar
PAC test rapport bestaand formulier - in basis al goed - voor verbetering vatbaar
Formulier fotografie
Dit formulier hierboven is ontwikkeld met Adobe InDesign met als basis de juiste metadata en opmaakinstellingen. Na de controle in PAC3 en Adobe Acrobat Pro toegankelijkheidscontrole blijven er nog een aantal handmatige bewerkingen over. Dit zijn de coderingen en de leesvolgorde. Handmatige controle van een document is en blijft een vereiste maar belangrijk is: Begin bij het brondocument.

Tips voor InDesign

Start met de metadata de document eigenschappen zoals Titel, auteur, trefwoorden. Ga hiervoor naar de InDesignvoorkeuren.
  1. Gebruik de juiste typogrammen, tekststijlen en geneste stijlen in een InDesign document.
  2. Gebruik alt-teksten bij afbeeldingen.
  3. Zorg voor een goede leesvolgorde.
  4. Installeer de plugin axesPDF die de pdf toetst of je document écht toegankelijk is wanneer je het exporteert naar pdf.

Tips voor Word (Windows)

Start met de metadata, de document eigenschappen zoals Titel, auteur, trefwoorden. Ga hiervoor naar de documenteigenschappen.
  1. Gebruik de juiste opmaakstijlen in Word.
  2. Gebruik alt-teksten bij afbeeldingen.
  3. Zorg voor een goede leesvolgorde.
  4. Installeer de plugin axesWord die de pdf toetst of je document écht toegankelijk is wanneer je het exporteert naar pdf.
Met deze tools kun je een heel eind komen om zelf een pdf document toegankelijk te maken. Maar wil je meer weten of vind je het te ingewikkeld dan geef ik je graag advies in een gesprek via Zoom, Teams of gewoon via de telefoon of e-mail of ik kom bij je langs.
Samen kunnen we een pdf document beter toegankelijk maken.

0 reacties

Geef een antwoord

Avatar plaatshouder

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.